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WPS文字論文排版經驗與排版技巧

發布時間:2014-09-21 來源:Office辦公助手(www.wgmhj.com)

無論是編寫自己的職稱、學術論文,還是修改學生畢業論文,格式都是至關重要的。整齊大方的版面和嚴謹規范的行文格式都會讓您的論文增色不少,這也是給審閱者留下良好印象的必要條件。

使用WPS文字可以出色地根據各種論文格式要求完成版式排布,這也需要您熟悉這款優秀的文字處理軟件的各種不同的功能。根據筆者多年的論文排版經驗,結合實際操作中遇到的各種問題,本文將各種元素的使用技巧和注意事項總結為下面幾點,希望對各位讀者朋有所啟示。

論文編輯涉及的概念在普通單章文檔中用的不多,主要是節、樣式、目錄等。這里不對其基本概念作過多解釋,請不熟悉的讀者朋友自行查閱相關內容。

1、分章節的長文檔處理,堅持使用樣式來操作

論文是對格式要求比較嚴格的文體,為了做到格式嚴謹,不僅僅要在每個細節上落實要求,還要做到通篇統一,尤其是某些自然科學類的文章更是如此。應該如何保證頁面內相同元素都是同一種格式呢,這就要使用樣式來完成。

樣式是具有一種或者幾種字體段落等格式屬性的集合體,還包含有體現文章層次結構的大綱級別。遺憾的是很多人從事多年Word排版工作都不知樣式為何物。

從一個例子來說明如何使用樣式。圖是論文編寫常見的一份格式要求。

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WPS內置了預先設置好的各種樣式,使用樣式來對文章進行格式化,首先要按照要求將相應的樣式進行修改。論文引言部分是“一級標題”(文章層次的最高級),還有字體字號的要求。打開WPS文字樣式:“格式”-“樣式與格式”,選擇“標題1”右側的下拉箭頭中的“修改”,在彈出的“格式與樣式”的窗口中將“標題1”的格式修改為需要的格式。“標題1”為WPS文字中內置的樣式,它本身包含的大綱級別是一級。根據讀者文章的不同設置,可能預置樣式的格式會有區別,設置好的樣式一般在本文檔內有效。

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修改好的樣式會在窗口預先呈現出它的樣子,接下來就是如何將其應用于文章內的標題了。很多讀者朋友都是預先選中,完后再點擊相應的樣式,其實默認的樣式多數都是針對段落的,只要將光標置于段落內,直接選擇相應的樣式即可。您可以發現,預先設置的字體字號等文字屬性還有段間距、縮進等段落屬性也一次性應用了,這就是樣式快捷之處。

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明白了樣式設置的原理,下來就是仔細將論文中的各個部分依次應用于樣式,這是一個細致而又不可或缺的步驟,這樣做的好處是,當您將來發現某個地方并不符合要求需要修改時,只要直接修改樣式,文中所有相應的部分便會同時修改,不用手動重復。

使用樣式的意義還在于對目錄的編排起鋪墊工作,因為目錄是基于大綱級別的,而標題樣式都預置了大綱級別,免去不熟悉單獨設置大綱級別的讀者的學習步驟。

2、多級條目的編號,巧妙使用項目編號

如果你開啟了自動編號功能(WPS文字默認開啟),在論文編寫過程中輸入條目性的內容時,例如您輸入的條目符號為“1.”,在本條結束時回車進入下一條,會自動為“2.;3.……”。這個很方便的功能有時候也會困擾很多讀者朋友,它的使用還是有一定技巧的,下面將多級符號的使用方法總結一下。

WPS默認開啟自動編號,當您在段落首輸入類似“1.、一、(1)”等符號時,如果其后跟隨有內容,當您回車進入下面段落的輸入時,會自動延續編號,這是讀者朋友在編輯過程中最常遇到的。要注意的是如果不想自動編號,可以關閉這個功能,或者在出現新序號時按一下刪除鍵(Delete)。

關閉此功能請選擇菜單欄中的“工具”-“選項”。

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最好同級的內容輸入完畢后在進入每一個項目編寫下一級內容,這樣做的好處是當我們使用自動編號時無需調整級別,順序進行下去即可。

需要編寫下一級的內容,只要將光標停留在已經完成編號的后面內容中按下“Tab”鍵,WPS自帶了多套多級編號的列表,下面列舉一例。

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這是一個逐級縮進的多級編號,可以看到多級編號是由“編號格式”和“編號樣式”組成的。編號格式主要是編號的呈現形式,比如是否在右下角帶一個點兒,在這里的調整可以實時反映在預覽中看到效果;編號樣式則是指使用什么數字符號來組成編號,例如“一、二、……”或者“(1)、(2)、……”。

每次調整時,都要在左側指定相應的“級別”。另外,如果你對符號或者文字的位置不滿意,可以在“編號位置”和“文字位置”中調節,其中“對其位置”類似首行縮進的概念,“制表位位置”則表示了內容距離編號的遠近,“縮進位置”指的是延伸至第二行的內容的縮進距離。這幾個概念不需要細究,您只要調節一下就可以看得出來其區別。

選好了多級編號的呈現形式,下面就是如何應用于段落。請記住兩個關鍵的操作方式:“Tab”和“Shift+Tab”鍵,多數讀者熟悉前者是用于“降級”,那么后者則是用來“升級”操作的。靈活掌握這兩個操作對您使用多級編號十分有幫助。

客觀說,這的確是一個很實用的功能,但是有時候卻又給我們帶來麻煩,尤其是涉及到多級標題的時候。多數讀者很容易搞亂,所以筆者給出一個建議,除非您很熟悉多級目錄的編排和調整方式,最好使用手動的方式編排多級符號,結合大綱級別或者預置樣式的設置,也可以很好的完成編號的任務。

3、特殊表格的處理,掌握好邊框線的設置

在科技類論文中,往往需要標準的三線格,即沒有豎線,內容區域和左右框線都隱去。請注意我使用“隱去”這個詞,是因為看到的雖然是三線格,但其實還是一個完整的表格,擁有表格的一切屬性。

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為了達到這個效果,曾經見到過有的讀者使用回車符和添加橫線對象來做那條橫線,更多的是遇到不會靈活使用表格屬性的。

提請讀者朋友注意的是,結構再復雜的表格都是由最基本的表格經過合并調整行列位置和對單元格邊框設置而得到的,三線格也不例外。掌握最基本的表格邊線設置方法是非常重要的。

首先插入一個普通的表格并完成內容填充。

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右擊表格,在彈出的菜單中選擇“表格屬性”,選擇“表格”標簽中的“邊框和底紋”。注意右側的“預覽”,表格的形態調整會實時在其中呈現,調整的內容是線的有無,線型、顏色和寬度。因為三線格需要去除的東西較多,我們開始在邊框設置中選擇“無”,可以看到,表格框線變為灰色,這些是在打印時候不會顯示的。

先來添加表格上下的粗框線。回到選擇表格這一步,選擇全部表格后再進入表格屬性。這時在預覽中的雙行表格的上下邊線就是實際表格的上下框線,一般來說,為了保證打印準確,需要設置線寬為1.5磅,選擇好寬度,直接使用鼠標點擊相應位置的線即可。

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只要幾個步驟就能熟悉表格邊框線的設置方法,這是在表格操作中最基礎也是最重要的操作,請讀者朋友們一定注意掌握。

4、頁面元素的分別處理,一定要理解“節”的概念

很多讀者朋友多一篇文章中不同的頁碼編排很是困惑,在大多數人眼里看來,頁碼一旦插入就是通篇的事,您還可能對某一篇文檔中既有橫排又有豎排的形式而感到驚訝。其實,這都是使用分節的效果。“節”的概念使得在同一篇文檔中可以存在不同的頁碼編排方式、頁面設置以及頁眉頁腳的變化。

多數論文都要求中英文摘要部分以羅馬數字編碼,題目部分不編頁碼或與正文單獨編碼,更復雜些的要求還可能涉及期偶數頁的標題抓取等。下面分別提供一些建議。

(1)進行與節有關的操作之前最好將分節符予以顯示,方法是“工具”-“選項”,在“視圖”標簽的“格式標記”中勾選“全部”。

(2)不同的頁碼編排:采用“插-斷-填”三步來完成。

所謂“插”,就是插入分節符。例如分為三部分的普通論文,編寫時不要分頁。完成后在每一部分之后都插入一個“下一頁分節目”,這個命令起“分頁+分節”的作用,千萬不要使用回車符來分隔頁面,筆者曾見過十多章的文檔全部使用回車符來分頁,文章一改動則版式全亂,這種習慣一定要摒棄。

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所謂“斷”,就是為了實現頁碼編排的不同將節與節之間關聯斷開。在WPS文字中,不論你將文檔分割成多少個節,它們之間默認都是相互關聯的,后一節都保持與前面一節的關聯,需要在某一節中單獨編排不同內容,切斷與前節聯系是第一步。

進入“視圖”-“頁眉和頁腳”編輯狀態,如果文檔已經被分節,那么“同前節”的按鈕就會顯示按下狀態,表示如果不單獨設置,那么每一節都將保持同一的設置。單獨設置頁眉頁腳的順序應該是由前往后,先設置第一節,之后轉至第二節。斷開與前一節的鏈接,刪除舊內容,填充新內容。第三節會隨著第二節的變化而變化,那么依次處理就可以完成頁眉頁腳因節而有所不同的目的。

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這種處理的方式同樣適用于頁面設置還有頁碼的單獨編排,斷開連接后分別重新處理即可。

所謂“填”就是在做好以上設置后由前向后依次填充頁眉頁腳內容,前面內容完成后,注意查看所屬節的關聯是不是正確,這樣針對不同節的頁眉頁腳設置就完成了。

5、目錄的生成,全部可以自動完成

如果您能熟練的生成目錄,那說明您對樣式、大綱級別等內容已經有了了解。這是一個建立在眾多工作基礎上的功能。目錄的自動生成,并不是軟件完全智能化的結果,它是無法自動知道的,需要您“告訴”它哪里是章,那里是節,哪些內容需要出現在目錄中。

可以想象,使用帶有大綱級別的多級標題樣式來處理文檔的各級標題后,實際上就是完成了目錄內容的告知工作,在生成目錄時,可以選擇顯示的級別,這取決于文檔中設置過標題的大綱級別。查看標題大綱級別的方法是:將光標停留在所在段落,查看“格式”-“段落”中的大綱級別即可,可以看出,大綱級別共有9級。

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完成好不同的標題的設置,插入目錄是瞬間的事。細心的讀者已經發現,目錄被安排在“插入”-“引用”中,同在此的還有“腳注和尾注”、“題注”、“交叉引用”。所謂引用,就是根據命令將文檔中滿足要求的部分提取出來。其實目錄也被應用了樣式(默認被稱之為“目錄1”、“目錄2”、……),插入目錄命令提取文檔中包含大綱級別的文字或者段落及其所在的頁數,按照不同級的目錄樣式呈現在文檔中。

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如果需要在目錄中加入一些非標題的內容,只要將其選中,直接設置其大綱級別就可以了,可見目錄的提取是以文字的大綱級別為標準的。目錄格式的小修改可以選中內容直接進行,因為是引用的結果,這里的選中和普通文檔的選中有些區別,需要您仔細。大范圍的修改建議直接修改目錄樣式(請參考前面章節中關于樣式的修改)。

如果您已經為編寫目錄設置好了標題樣式和某些文字的大綱級別,那么在編寫過程中查看文章結構就很容易了,使用“文檔結構圖”可以將目錄的結構實時顯示到文檔結構圖中,它還具有鏈接的性質,方便您整體上的調整。

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6、結構的調整,使用大綱視圖

在上一節中提到了文檔結構圖,它可以使直接查看文檔結構,但是當需要整體調整章節位置的時候,多數讀者還是僅僅想到大范圍的剪切和粘貼,這樣一旦調整很多就很容易出錯。遇到這種情況一定要學會使用“大綱視圖”來從整體上調整。

很多讀者或許未曾使用過該視圖,大綱視圖是為方便您按照章節或標題來把握文章整體結構。一般來說有三種情況使用大綱視圖比較方便。

(1)文檔內容全部完成,需要設置章節層次時。

大綱視圖忽略了文檔的頁面排布形式,直接突出顯示內容。只要將光標停留在其中,直接使用箭頭設置標題級別即可,該段落即被應用于包含級別的相應標題樣式。

(2)調整章節級別,使用大綱視圖十分方便

針對已經設置好的章節級別,在大綱視圖下調整不僅簡單方便,還能有使讀者從整體上駕馭文章的感覺,提高修改質量和效率。

(3)章節間的位置調整時

當我們需要在大的章節上整體移動段落時候,只要保持其標題部分被選中的狀態直接拖動鼠標到相應位置即可,該標題及其下屬級別都會原樣照搬,不會出現因為失誤漏選或錯選的情況。這對于經常斟酌文章結構特點的讀者十分有幫助,大綱視圖下的移動讓您對文章的修改游刃有余。

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