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如何快速搞定一份看起來還不錯的PPT?

發布時間:2016-10-16 來源:阿里巴巴的資深交互設計師@Heidixie

如何快速搞定一份看起來還不錯的PPT

編者按:紙面功夫30%、素材收集30%、軟件制作20%,今天這篇是阿里巴巴的資深交互設計師@Heidixie 在內部分享的干貨:如何快速搞定一份看起來還不錯的PPT?重在幫你擺脫工具,直擊PPT「溝通傳達」的本質。

命題定義

一、確實是快速

比如,和周邊人對比,看起來速度是別人的三分之一或更少,比如一天搞定業務規劃PPT。

二、質量還不錯

別人認為還不錯:觀感思路清晰,視覺美觀大方,可做為模版傳播,或講完后,經常有人來索要說要學習觀照。

我自己認為也不錯,比如我個人非常強調內容的邏輯性,而不是分頁視圖(每一頁看似不錯,但是整體沒思路),我個人非常不喜歡形式大于內容,比如是否充滿了大量無意義的裝飾。我個人非常強調PPT的適用性,也就是面向不同的用戶的不同的組裝。

要符合以上前提下,我們來講講所謂的“如何提速”,希望對你有所幫助。

我的經驗

先看一張圖,這是大多數情況下我的PPT創作套路,可能大部分看到的是中間短短的1~2天。

如何快速搞定一份看起來還不錯的PPT

比如,在去年7月份的時候,接到要做兩個課件的任務,和我在做的項目有關系,是要做,但是當時一周工作已經排滿,且內心有點小抵觸(彼時,各種文檔已經讓我寫瘋了)。

所以,當發現截止日期是下周二后,我就基本按兵不動。到了本周四,我開始有點壓力了,因為我不想把周末兩天耗到寫PPT上。所以就定了2個小時的大塊時間,拿了幾張白紙和即時貼,關到一個會議室,密集進行頭腦風暴,把圍繞目標的各種我能想到的內容、結構的可能性都拋出來,貼到紙面上,然后,進行結構化梳理。當我走出會議室的時候,即便還有一定的不解之處,但是已經沒有那么緊張了。

周五,碎片時間開始找素材,搜素材。

周六一天,去公司沒人的地方加個班,一天搞出以下兩套完整課件。

之后發出來,我的主管還不可思議,因為在上周,她基本上沒看我把時間花到這個課件上,好像一下子就變出來了。所以她還忍不住回復郵件說:“我不得不說,這么短的時間,這個課件制作得實在太強悍了!!”。

我內心只有“呵呵”二字。因為只有我知道,這絕對不可能在1天搞定,只是說:80%的功夫在紙面,20%的功夫在工具。

具體指南

階段一、紙面功夫(在整個周期里,大概占比30%)

要點:

(方向)確認演示文檔的目標和受眾

(發散)可能性探索

(收攏)結構化梳理

(舞臺)分頁設計

再三強調:關上電腦關上電腦關上電腦。但是,事無絕對,你也可以嘗試在開始第2點前,使用和你的主題有關的關鍵詞在網絡上進行一些“漫游”,檢索,快速閱讀,以便于稍后你關上電腦時,腦子已經被激活了很多可能性。但是基本上這幾點,都和軟件沒啥關系。

第1點:毋庸置疑是最關鍵,有時也會被忽略的,其實這個問題只能時常提醒自己,比如做一份文檔前,提醒自己看看以下矩陣圖。

如何快速搞定一份看起來還不錯的PPT

第2點:為多謀。

一定先不要迅速制作,而是進行頭腦風暴,把各種和這個主題相關的內容,進行一個探索。做這一點時,我會習慣性,用白紙和即時貼、筆三個工具,加一段沒人打擾的時間(最少2個小時),把即時通訊工具簽名設置成“勿擾”或直接下線,然后告訴你的同事你要閉關一會。然后,把你的主題寫到一張白紙上,把你能想到的內容,先不管它們的關系是否重合,是否有層次,或者是否合適,這些“內容”有的是問題、有的是答案,有的只是素材,都無妨,都寫到即時貼上,然后貼到白紙上。

之所以用即時貼,是因為方便,可以隨時變換位置,如果直接寫到白紙上,則調整起來很麻煩了。

盡量不要放過任何一個突然出現的“靈感”,除非你就是想做一份尋常的毫無新意的PPT,否則給自己的探索時間盡量多一些。

第3點:則是善斷。

發散到一定地步,該收收了。對已有的可能性進行分類、整理,這里包含了合并同類項,去除一些無關緊要的,或者建立邏輯層次關系。之后,形成了一個較為完成的呈現結構的框架了。

從第2點到第3點,體現在紙面上就是一個從無關系發散到有體系梳理的過程。

如何快速搞定一份看起來還不錯的PPT

第4點:很奇怪是不?為軟件還對思考有負面的作用,做演示的軟件PPT或者Keynote,都是幫你分隔好了有相同地位的一頁一頁的,而人的思考是連續的,是有邏輯的,每一個頁面的地位并一樣的,有的是引導頁,在匯報時它只是快速掠過,有的頁面只是中場互動休息,前提是為下一頁的內容做好鋪墊。如果你沒有一個已經成體系的思路,直接打開PPT去做的話,你的思路也會被打斷掉,尤其是又耽于細節,在一個單頁上花費太多心思后。所以,試著在一張A4的紙上,畫上PPT的格子,一頁可以做6格,然后每一格,當成一個演示頁面,標明你的主題,甚至勾勒出內容框架。

我之前買過MUJI的一個筆記本,但是后來斷貨后,就直接打印到A4的白紙上一些格子,也是非常好用。

如何快速搞定一份看起來還不錯的PPT

階段二、素材搜集和準備(在整個周期里,大概占比30%)

要點:

搜集可能用到的素材

素材的優化設計

這個階段,可以用大量的碎片化時間完成,因為即使被打斷也影響不了大局。

此階段提效的關鍵之一在于階段一的限定,使我們不必盲目地去打撈素材而是更加針對尋找。

階段提效的關鍵之二在于你平時是否善于搜集、整理常用的配圖、故事、數據,如果是,恭喜你,你可以大大減少重復性勞動。而我在這個環節也是比較高效的,如果你看過《高效的信息搜集及整理術》那篇文章后。

階段三、軟件制作(在整個周期里,大概占比20%)

要點:

愉悅的開始很重要:確定色調和風格

目錄頁、引導頁、內容頁的設計

制作制作制作

當開始在軟件上制做時,有的人習慣先不管任何形式,而是把內容都搞上去再說,最后再集中做排版、配圖等工作,這誠然會加快寫PPT的速度。

但是我個人卻不喜歡這種做法。原因是:不夠愉悅。而且實際上,會影響后續的效率:因為你總是忍不住想要去排個版,配個色,而當之后你再看的時候,發現配色紊亂。

1、色調和風格

一般我喜歡扁平化的風格,足夠簡單。這塊要貼合你做PPT的受眾和目標,如果如你做的是《中國書法鑒賞》,那么可以選擇一些古風風格,比如背景選一張書法背景的等。若你做的是幼兒教材,則顏色更加鮮活等,重金屬風格的音樂流派介紹自然無法選擇以下小清新風格,是吧?

如何快速搞定一份看起來還不錯的PPT

確定好色盤后,確定你的顏色不要再出現色盤之外的顏色了……和女人的衣櫥是一個道理。

2、目錄結構設計

一級目錄不超過7個,盡量控制在3~7個以內,每一級目錄下面的子目錄不用放到目錄頁,但是屬于目錄的要點,最好控制到3個左右。

3、目錄頁、引導頁的設計

所謂引導頁,目的是在一章結束,下一章開始前,讓聽眾有喘息的空間,也給演講人一個互動的機會。我喜歡把目錄頁和引導頁做到一起。

如何快速搞定一份看起來還不錯的PPT

此階段的提效,在于你平時是否提升自己的復用性,讓常用的素材能夠手到拈來。比如,我平時會專門建幾個Keynote文檔,其中一個是《某某項目常用配圖》,除了自己用,也可以分享給其他成員。

階段四、紙面復盤和軟件調整(在整個周期里,大概占比20%)

最后,將成型的電子版,打印出來,記得千萬不要一頁一頁打印,而是一頁打印6頁幻燈片的模式,不僅僅為了環保,而是復盤時能夠保障思路的連貫性。

如何快速搞定一份看起來還不錯的PPT

然后我建議你,拿著紙面復盤文檔,再次找個不被打擾的時間整體和自己演練一次,說不定,說出來的時候,也能夠發現一些可以繼續優化的地方。

當然,以上的完成只是你個人交付的完成,不代表最終,你還得有一些和他人的討論和確認,比如匯報類的,得先和主管看一輪,吸納建議,調整,再討論,直到可以交付等。

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